2018-05-09 Redaksjonens personvernpolicy

Volan holdt også et lynkurs i GDPR for redaktører på Medieleder 2018. Opptak finnes her, og her kan du laste ned presentasjonen til Volan.

Ingeborg Volan er redaktør for leserutvikling i Dagens Næringsliv våren 2018, men fram til dette var hun utviklingsredaktør i Adresseavisen, og sjekklisten er i utgangspunktet utarbeidet for Polaris-konsernet, men bearbeidet i samarbeid med NR.

Sjekkliste ved utvikling av redaksjonell personvernpolicy

Oppbevaring og utveksling av informasjon:

• Hvordan oppbevarer vi notatblokker, dokumenter og annet fysisk materiell som inneholder personopplysninger?
• Hvordan skal vi lagre digital informasjon trygt og sikre at ikke utenforstående får tilgang?
• Hvilke regler gjelder for bruk av e-post?
• Vurder kryptering ved oversending av sensitive personopplysninger eller knyttet til saker der kildene skal beskyttes.
• Hvordan beskytter vi mobiltelefoner?
• Har vi mulighet til enkelt å kryptere telefonsamtaler?
• Hvilke systemer bruker vi for sms?
• Har vi databaser eller andre samlinger av store mengder personopplysninger? I så fall trenger vi prinsipper for hvordan disse lagres og hvor lenge informasjonen lagres.

Redaksjonelle verktøy og prosesser:

• Har vi individuelle eller felles pålogginger til eksterne tjenester redaksjonen bruker? Hvilke retningslinjer gjelder for passordskifte etc?
• Hvilke rutiner har vi for å sørge for at bare våre nåværende ansatte har tilgang til systemer der vi deler informasjon (planleggingsverktøy, Facebookgrupper mv.)?

Administrative prosesser:

• Har vi en sikker tipsordning, med mulighet for anonym og sikker kontakt til redaksjonen?
• Hvordan administrerer vi tips-honorering?
• Hvis vi har felles kildelister, hvordan sikrer vi at disse ikke er tilgjengelig for utenforstående?
• Får deltakere i konkurranser tilstrekkelig informasjon om hvilken informasjon dere samler inn om dem?
• Har vi rutiner for å slette persondata om konkurransedeltakere/innsendere når konkurransen er gjennomført?

Teknologibruk:

• Har bedriften en IT-policy? Denne skal følges.
• Hvem kan bestemme at et nytt verktøy skal tas i bruk, og hvordan sikrer vi at vi følger GDPR-reglene?
• Hvilke regler gjelder for backup og eksterne lagringsenheter?
• Hvordan sikrer vi at vi følger reglene når vi utvikler nye løsninger internt?

Distribusjon av innhold på sosiale medier:

• Har vi elementer på nettsidene våre som sporer brukerne når de er på andre nettsteder?

• Deler vi data om våre brukere med tredjeparter? Vet vi i så fall at dataene kun bruker til det vi har gitt lov til?

(Utviklet av Ingeborg Volan, nå Dagens Næringsliv, for Polaris-konsernet. Bearbeidet i samarbeid med Norsk Redaktørforening)

Her er sjekklisten i word-format.