Kapittel 21 ...leder en kreativ prosess

Stig Haug, grunnlegger av Stig & Stein AS

Om din fulltidsjobb handler om å klekke ut nye ideer og løsninger, eller om du bare en sjelden gang deltar i prosjekter der det skal skapes ideer og tenkes nytt, er det ingen forskjell på hvordan du bør tenke for å bidra best mulig. For en slik setting er egentlig helt lik uansett om du skaper nye ideer hver dag eller deltar på et idéseminar en gang i året. Og uansett om du og dine kolleger har disse idémøtene ofte eller sjelden, trengs det både struktur og ledelse for at de skal fungere optimalt.

I veldig mange bedrifter og organisasjoner jeg har jobbet med, har man aldri sett på kjøreregler for idémøter som viktig. Heller ikke at de som skal lede møtet har kunnskap om hvordan man stimulerer til flere og bedre ideer. Resultatet er at man sløser med alles tid, det blir ofte mye frustrasjon i stedet for nye og spennende tanker, og det kommer sjelden noe ut av de ideene man lufter.

Men det er enkelt å få mer ut av idémøtene, enten du er deltaker eller møteleder! På de neste sidene skal jeg forklare hvordan.

Men aller først en definisjon. For et møte er så visst ikke bare et møte …

MØTE: konferanse; sammenkomst (jf. telefonmøte): holde, tillyse et møte / sammenkalle (til) et møte / sjefen sitter i (et) møte / møtet er satt, hevet; politiske, religiøse møter / massemøte; (om deltakerne) møtet vedtok å …

Etym.: gno. mœti, avl. av mót, se imot

IDÉMØTE: Er langt hyggeligere, mer inspirerende og morsommere enn idémøtets mer kjente men kjedelige fetter MØTET. Et idémøte har et tydelig mål og agenda: Her skal det produseres – og landes ideer. Det gode idémøtet kjennetegnes ellers ved at formen ofte er noe løsere enn i et vanlig møte. Et vellykket idémøte genererer flere og bedre ideer – også etter at møtet er over, fordi deltakerne får tro på egne kreative krefter.

 

Hvordan lede et idémøte?

Å lede et idémøte er lettere enn du tror. Men aller først gjelder det å lære seg grunnleggende ferdigheter om samarbeid og gruppedynamikk. Uten slike ferdigheter er det bedre å avlyse et planlagt idémøte og heller legge ut på joggetur alene – i håp om at de geniale ideene oppstår der.

 

Oppskrift på et vellykket gruppearbeid

  • Gruppen må ha et felles mål.
  • Gruppens medlemmer må lytte til hverandre.
  • Rammer og regler for gruppearbeidet er diskutert og forstått av alle gruppemedlemmene på forhånd.
  • Gruppens medlemmer har tillit til hverandre og opplever trygghet.
  • Alle har ansvar for å nå gruppens mål.
  • Gruppens medlemmer evner å tenke helhetlig på gruppens arbeid og fokuserer ikke ensidig på egne mål.
  • Gruppen har godt humør og sterkt engasjement.
  • Gruppemedlemmene gir hverandre støtte.
  • Gruppen evaluerer ideene de har kommet frem til.

 

Kjennetegn på et godt idémøte

  • En forberedt møteleder
  • En tydelig problemstilling
  • Alle deltar aktivt
  • «Ja til alt»-holdning
  • Stor idéproduksjon

 

Kjennetegn på et dårlig idémøte

  • Møteleder, hvem er det?
  • Uklar eller gjerne flere problemstillinger
  • Uengasjerte deltakere
  • «Ja, men»-holdning
  • Liten idéproduksjon

 

Hvordan lykkes med ditt første idémøte?

Hva vil det egentlig si å lykkes med et idémøte? For meg dreier det seg om at minst én av ideene fra møtet blir tatt med videre og realisert. Og gjerne at tiden fra idémøte til realisert idé er kort.

Om det er en stor og viktig idé er ikke vesentlig, i hvert fall ikke hvis det er første gangen de som hadde idémøte, jobbet sammen. Da er det mye viktigere at de får et resultat. Det er nemlig ingen god følelse verken å ha ledet eller deltatt på et idémøte der det ikke blir noe resultat. Da er det lett å føle at man har kastet bort tiden og mislyktes. For å sikre kvalitet og resultat på et idémøte du selv skal lede, har jeg noen tips:

 

Ha tydelig agenda og mål

For at vi i det hele tatt skal ha lyst til å gjøre noe, må vi vite hvorfor. Innledningsvis i idémøtet må derfor målet introduseres tydelig. Det er også viktig med en strukturert agenda. På slutten av møtet er det viktig å diskutere om målet ble nådd. Gode møteledere skal klare å vri det meste til en suksess fordi de vet at det vil bidra til økt motivasjon for deltakerne på neste møte.

 

«Sense og non-sense»

For at et idémøte skal være motiverende, må det inneholde både «sense» og «non-sense». Å inneholde «sense» betyr at det en gjør må oppleves som meningsskapende, samtidig som det er viktig å ha det gøy, det vil si «non-sense». Det er du som møteleder som skal sørge for at begge elementer er til stede i idémøtet.

 

Variasjon i oppgaveløsning

Vi er alle forskjellige. Det som skaper mening for meg, behøver ikke å gjøre det for deg. Det samme gjelder for hva som er gøy. For at sense- og non-sense-prinsippet skal lykkes, må du variere arbeidsmåte hyppig. Noen synes det er morsomst å prate, andre liker å få tenke i fred og notere ned sine tanker før de deler dem med andre. Noen blir helt oppslukt når de får tegne, mens andre foretrekker tredimensjonale uttrykksformer. Ved å variere arbeidsmåten, sikrer du ikke bare sense og non-sense, men også å forløse den enkelte deltakers kreative potensial. For det er når vi synes noe er morsomt, at vi virkelig er kreative.

 

Engasjement og trygghet

Trygghet skaper motivasjon og engasjement. Jo tryggere vi er i gruppen, desto bedre motivert er vi for å delta aktivt. De som er eksperter på det området man skal utvikle ideer til, vil alltid føle seg tryggest. Erfarne medarbeidere kan også virke dominerende på yngre og mindre erfarne. Legg inn noen innledende oppgaver eller spørsmål hvor ingen er eksperter, slik at alle får opplevelsen av å være likestilte. Hva med å begynne med å tegne hverandre? Eller bygge noe sammen med legoklosser?

I tillegg er det viktig å drille de mest markante til ikke å fremme sine ideer først og oftest – det kommer garantert til å lukke munnen på de andre …

 

Hvem skal bli med?

Du bør planlegge hvilke deltakere du skal ha med på idémøtet når du selv skal sette sammen gruppene. For å sikre et mangfold av ideer kan andre ansatte som ikke er en del av det konkrete prosjektet eller avdelingen, også delta. Også eksterne med spesialkompetanse på feltet kan trekkes inn. I tillegg til å se på de faglige kvalifikasjoner og erfaringer deltakerne har for å delta på idémøtet, bør du vurdere hvilken rolle de muligens tar i prosessen. Noen påtar rollen som idéskaper og er dyktige til å komme opp med nye ideer. Andre har en mer analytisk rolle og er dyktige til å se hva ideene kan føre til. Noen fyller rollen med å skape et godt klima i gruppen og støtter initiativ og bidrag fra andre deltakers. Alle roller er like viktige.

 

10 bud for god møteledelse

  1. Du skal styre og drive idémøtet fremover.
  2. Du skal kun lede idémøtet – ikke delta. Ikke vær redd for også å stille de «dumme spørsmålene» for å få frem flest mulig tanker og innfallsvinkler fra gruppen.
  3. Du skal redegjøre for dagens program og gi klar og tydelig informasjon gjennom hele idémøtet.
  4. Du skal motivere og inspirere; vær oppmerksom på alle deltakerne underveis og spør gruppen hvor de befinner seg i prosessen og med oppgavene som skal løses.
  5. Du skal være fleksibel og åpen overfor gruppedynamikken og eventuelle endringer i prosessen; sørg for å ha små pauseøvelser underveis (se nedenfor).
  6. Du skal etterstrebe heterogene gruppesammensetninger og få frem de ulike synspunktene i gruppen.
  7. Du skal introdusere og overholde kjøreregler (se nedenfor).
  8. Sørg for at alle kommer til orde; noen tenker lenge før de snakker, andre snakker lenge før de har tenkt …
  9. Du skal gi idéstøtte og ivareta gruppemedlemmer underveis i prosessen.
  10. Pass på tiden og hold pauser underveis.

 

 Pauseøvelser

  • Gi deltakerne et kinderegg hver
  • Ha med pilspill
  • God plass? Fem minutter med innebandy
  • Dårlig plass? Spill Svarte-Per
  • Fargeblyanter og A3-ark – tegn portretter av hverandre
  • Plastelina – lag skulpturer
  • Utepause – hoppetau, strikk og pil og bue

 

Kjøreregler

  • Alles ideer og innspill er like verdifulle
  • LAG alle ideer først – bli enige om hvor lenge
  • LAND til slutt – det vil si velg de beste ideene
  • I LAGE-fasen er det kun lov å si JA, OG
  • «JA, MEN» eller «NEI, MEN» to ganger i LAGE-fasen og man må stå på gangen …

 

Mal på tre forskjellige idémøter

30 minutter

Lederrollen

Fem minutter til innledning – delta aktivt selv

Antall deltakere

Inntil fem – inkludert leder

Arbeidsform

Muntlig, i plenum + mulig å ta fem minutter to og to sammen for å diskutere

Dokumentasjon

Leder skriver fortløpende på flippover. Deltakerne skriver sine egne ideer hvis man jobber to og to

Pauser

Ingen

Omgivelser

På jobben

VIKTIG!

Selv med kun en halv time langt møte er det mulig å melde seg ut – pass på at alle er med fra starten av!

1 time

Lederrollen

 

Fem minutter til innledning – og fem minutter til oppvarmingsøvelse – IKKE delta aktivt selv, du skal kun lede møtet

Antall deltakere

Inntil ni – inkludert leder

Arbeidsform

Muntlig, i plenum + mulig å ta en fem minutter to og to sammen for å diskutere

Dokumentasjon

Leder skriver fortløpende på flippover + deltakerne skriver sine egne ideer hvis man jobber to og to

Pauser

En – fem minutter lang

Omgivelser

Alt annet enn det møterommet / møtestedet dere pleier å bruke

VIKTIG!

Pass på at folk faktisk tar pause når det er pause og ikke begynner å ringe eller diskutere videre

1/2 dag (3 til 5 timer)

Lederrollen

 

Ti minutter til innledning – og ti minutter til oppvarmingsøvelse(r) – IKKE delta aktivt selv, du skal kun lede møtet. Hvis møtet omfatter matpause, bør møteleder starte opp igjen med ny oppvarmingsøvelse.

Antall deltakere

Inntil ni – inkludert leder

Arbeidsform

 

Muntlig og skriftlig. Gjerne flippover på veggene som deltakerne skriver ideer på. Inntil tre mindre gruppearbeid à 15 minutter (to til tre i hver gruppe).

Dokumentasjon

Deltakerne skriver selv ned alle sine ideer.

Pauser

 

Tre pauser à ca. 10 minutter – hvis møtet varer ca. tre timer.

Tre pauser à ca. 10 minutter + matpause på ca. 20 minutter – hvis møtet varer over fire timer

Omgivelser

Alt annet enn det møterommet / møtestedet dere pleier å bruke

VIKTIG!

Minst en av pausene bør være utendørs – det trengs frisk luft til så lange idémøter!