6. Slik lager du interne retningslinjer
Vel så viktig som skriftlige regler og retningslinjer er en kultur for å varsle, for å ta opp ukultur, for å snakke om problemer. Men retningslinjer kan være gode å støtte seg på og gi et viktig signal om hvilken type atferd som ikke aksepteres på denne arbeidsplassen.
Arbeidet med dem gir også en god anledning til å snakke om trakassering, mobbing og ukultur og viktigheten av å varsle om dette. Derfor anbefaler vi redaktørene å vurdere å utarbeide retningslinjer. Noen retningslinjer er lovpålagte. Fra 1. juli 2017 ble plikt til å utarbeide rutiner for varsling lovpålagt. Det fremgår av § 2 A-3 i arbeidsmiljøloven – se kapittel 4.
Her er innspill til hvordan du kan gå fram i arbeidet med å utarbeide interne retningslinjer:
1. Skaff deg oversikt.
Hvilke retningslinjer har bedriften i dag? Gå gjennom reglene i personalhåndbok, interne etiske regler og annet regelverk. Er bedriften medlem av et konsern – sjekk ut hvilke regler som finnes på konsernnivå og hvilke regler andre sammenlignbare bedrifter i konsernet har. Finn ut hva som eventuelt mangler og hva det haster mest å arbeide med.
2. Hvilken type retningslinjer er aktuelle for dere?
Rutinene, arbeidsformen og graden av struktur varierer fra mediebedrift til mediebedrift. Noen mediebedrifter har et omfattende regelverk med rutinebeskrivelse på konflikthåndtering og omfattende varslingsregler. Andre har kortere beskrivelser, og mange benytter standardiserte retningslinjer for f.eks. varsling og håndtering av trakassering.
Noen av de største mediebedriftene i Norge hadde utarbeidet retningslinjer for uønsket seksuell oppmerksomhet i forkant av #metoo. Mange har gjort det underveis som kampanjen har belyst og løftet fram problemet. Aftenposten har egne regler for hvordan man håndterer mobbing, trakassering og overgrep. VG har retningslinjer mot uønsket seksuell oppmerksomhet. Begge understreker at de har nulltoleranse for denne typen atferd. Budstikka har egne retningslinjer om forhold mellom kolleger. Her heter det at:
”seksuelle forhold mellom overordnede og underordnede kan få konsekvenser for lederansvar i bedriften”.
Noen mediebedrifter har både egne regler om håndtering av seksuell trakassering og nevner i tillegg trakassering spesielt i sine etiske retningslinjer. I VGs interne etiske regler formuleres det slik:
”(2) I VG aksepteres ikke noen form for trakassering, diskriminering eller annen atferd som kan oppleves som truende eller nedverdigende...”
I forarbeidene for den nye likestillings- og diskrimineringsloven anbefales det at alle arbeidsgivere, utdanningsorganisasjoner og organisasjoner bør utarbeide retningslinjer der det fremgår at verken trakassering eller seksuell trakassering er tillatt.
Retningslinjene bør også definere hva som menes med slik trakassering.
I forarbeidene anbefales det også at arbeidsgiver bør ha rutiner for registrering og håndtering av saker om trakassering. Det kan for eksempel være rutiner som klargjør hvordan arbeidsgiveren skal reagere dersom man blir oppmerksom på at trakassering forekommer i virksomheten, hvem den som mener å ha blitt trakassert kan henvende seg til og hvem som har ansvar for oppfølging. Arbeidsgiver bør utrede saken og komme med forslag til tiltak for å hindre gjentagelse.
Spørsmål du bør stille:
- Hvilke regler trenger vi hos oss?
- Bør vi ha egne retningslinjer for seksuell trakassering, eller samle retningslinjer for bekjempelse av trakassering, mobbing og ukultur?
- Bør vi ha egne retningslinjer for hvordan vi håndterer saker der ledere beskyldes for seksuell trakassering?
- Er det aktuelt med rutiner for anonym varsling?
- Hvor spesifisert skal regelverket være?
- Bør vi ha egne regler for forhold mellom medarbeidere?
- Bør vi ha egne regler som særlig ivaretar særlig utsatte grupper?
3. Involver medarbeidere, tillitsvalgte og verneombud
For at regler og retningslinjer skal ha sin verdi må de utarbeides i samarbeid med medarbeiderne. Når det gjelder de lovpålagte rutinene for varsling er det et krav i arbeidsmiljøloven om at disse skal utarbeides i samarbeid med medarbeidere og tillitsvalgte. Norsk Journalistlag oppfordrer sine tillitsvalgte til å ta initiativ overfor ledere slik at redaksjonene har tydelige rutiner.
Involver gjerne de tillitsvalgte også i arbeidet med å skaffe oversikt over det som finnes av regler i andre organisasjoner. Snakk med andre som har vært gjennom lignende prosesser. Spør gjerne NR-sekretariatet om råd om hvordan du bør legge opp prosessen. Her finner du eksempler på rutiner fra ulike mediehus. Ikke nøy deg med å kopiere andre organisasjoners regler uten å ha hatt en reell prosess.
4. Gjør reglene kjent for hele organisasjonen – og ta dem fram jevnlig.
Rutiner og retningslinjer er null verd hvis de ikke er kjent i organisasjonen. Benytt
anledningen når rutinene er klare og snakk om viktigheten av en god bedriftskultur uten trakassering. Vis fram rutinene på intranett og i personalhåndbok. Gjør dem lett tilgjengelig og del dem med nye medarbeidere. Samarbeid med tillitsvalgte om å gjøre rutinene kjent i organisasjonen og trekk rutinene fram i forbindelse med ulike sosiale arrangementer, seminarer og jobbreiser.
5. Husk å oppdatere!
Pass på å oppdatere rutinene i tråd med lovendringer. Etter endringer i reglene for varsling i arbeidsmiljøloven og ny likestillings- og diskrimineringslov er det mange som har retningslinjer som tar utgangspunkt i det gamle lovverket. Gjør de nødvendige endringer og benytt anledningen til å minne om at reglene finnes.