Norsk Redaktørforenings personvernerklæring

1. Om Norsk Redaktørforening:
Norsk Redaktørforening er en faglig forening for redaktører og har som fremste mål å jobbe for ytringsfrihet, informasjonsfrihet, redaksjonelle uavhengighet og kvalitet i journalistikken. NR har (per 1. juli 2018) rundt 730 medlemmer fra alle typer medier og i ulike stillinger. NRs sekretariat består av tre personer (2,5 årsverk) og holder fysisk til i Rådhusgaten 17 i Oslo.

2. Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er, enkelt sagt, alle opplysninger og data som kan knyttes fysiske enkeltpersoner. Det kan for eksempel være navn, arbeidssted, bosted, fødselsnummer, telefonnummer, e-postadresse og ip-adresse. All innsamling, registrering, lagring og utlevering regnes som behandling av personopplysninger. Norsk Redaktørforening er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi bruker i forbindelse med utførelsen av de oppdrag som ligger i vårt mandat og i våre forpliktelser overfor våre medlemmer. At NR er behandlingsansvarlig innebærer at vi har ansvar og plikter etter personopplysningsloven. Selskap og samarbeidspartnere som behandler data på vegne av Norsk Redaktørforening eller i samarbeid med oss, kalles en databehandler. Når vi benytter databehandlere inngår vi såkalte databehandleravtaler, avtaler som regulerer hvordan databehandler skal forholde seg til og bruke de data som blir tilgjengeliggjort. For hver enkelt databehandler er dette regulert slik at det er presisert til hvilke formål dataene kan og skal behandles.

3. Hvordan samler vi inn personopplysninger?
Nesten alle personopplysninger vi samler inn får vi fra medlemmene selv; ved innmelding, ved påmelding til kurs og seminarer, ved søknader om stipender fra NRs vederlagsfond, fra de som svarer på våre undersøkelser om lønns- og arbeidsvilkår osv. I tillegg samler vi i noen få tilfeller teknisk informasjon om hvem som bruker våre tjenester. Det gjelder for eksempel hvem som åpner og leser våre nyhetsbrev. Vi samler også faglig informasjon fra andre kilder, for eksempel til domsarkivet og PFU-arkivet vårt.

Det rettslige grunnlaget for innsamling av personopplysninger er dels at dette er nødvendig for å oppfylle avtalemessige forpliktelser overfor medlemmene, forpliktelser om tjenester og tilbud de er forespeilet gjennom NRs vedtekter og handlingsprogrammer og som en del av beskrivelsen av hvilke fordeler medlemskapet i NR gir. Det foreligger også en interesseavveining i spørsmålet om innhenting og behandling av personopplysninger, og derigjennom også en vurdering av i hvilken grad innsamling, behandling og lagring av opplysninger er nødvendig for å oppfylle foreningens formål og dermed den kontrakten vi har inngått med hvert enkelt medlem.

4. Hva bruker vi personopplysninger til?
Vi bruker personopplysninger utelukkende for å kunne oppfylle de oppgaver som medlemmene, gjennom vedtekter, handlingsplaner og landsstyrevedtak har gitt oss og som er nødvendige for å oppfylle de forpliktelser om ligger i vårt oppdrag og vår kontrakt med medlemmene. Det gjelder primært disse funksjonene:

a)     Registrering av medlemskap
b)     Utarbeidelse av lønnsstatistikker (anonymiserte)
c)     Påmelding til og fakturering av møter, kurs, konferanser osv
d)     Behandling av søknader til Norsk Redaktørforenings Vederlagsfond
e)     Administrasjon av Oslo Redaktørforening
f)      Behandlings av søknader til Pressens Arbeidsledighetskasse
g)     Sørge for utbetalinger fra Pressens Gravferdskasse
h)     Behandling av konfliktsaker
i)      Behandlings av personalsaker (internt)
j)      Vedlikehold av domsarkivet
k)     Vedlikehold av PFU-arkivet
l)      Føring av NR-loggen over all rådgivningstjeneste
m)    Dokumentasjon av diverse henvendelser

Vi bruker aldri personopplysninger til formål som ligger utenfor det som er Norsk Redaktørforenings definerte oppgaver og arbeidsområder og som dermed er relevante for våre medlemmer.

Hvem som er medlemmer i Norsk Redaktørforening, og hvilken redaksjon de jobber i er offentlig informasjon. Utover det deler vi ikke informasjon fra vårt medlemsarkiv.

5. Hvem har tilgang til personopplysninger i NR?
I Norsk Redaktørforening er det kun sekretariatet (generalsekretær, assisterende generalsekretær og sekretær) som har tilgang til lagrede personopplysninger. I tillegg bruker vi tekniske underleverandører som har tilgang til ulike deler av de personopplysningene vi har lagret. I særlige tilfeller deler vi kontaktinformasjon med godkjente byråer som skal utføre undersøkelser på vegne av oss eller undersøkelser vi har godkjent som faglig relevante. Vi gir ikke under noen omstendighet tilgang til data for markedsføring. Vi overfører ikke under noen omstendighet data ut av EØS.

6. Hvordan lagres personopplysningene?
Alle personopplysninger lagres digitalt på egen server og på ekstern backup hos systemansvarlig (databehandler). I tillegg er enkelte typer opplysninger lagret hos andre databehandlere. For eksempel har vår leverandør av medlemsregister tilgang til informasjon i medlemsregisteret. Alle våre databehandlere har inngått egne databehandleravtaler. I noen få tilfeller har vi fortsatt personopplysninger lagret på fysiske medier (papir). Disse oppbevares i låsbare arkivskap når de ikke behandles.

7. Hva er dine rettigheter?
Du har en rekke personvernrettigheter. Disse omfatter blant annet:

  • Ytterligere informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg.
  • Du kan be om kopi av opplysninger vi har om deg.
  • Du kan rette og supplere opplysninger om deg.
  • Du kan be om sletting av opplysninger som vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare.
  • Du kan be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger.
  • Du kan be om at dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.

Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for begrensninger som følger av lov.
Vær også oppmerksom på at begrensninger som omtalt ovenfor kan gjøre det vanskelig eller umulig for oss å oppfylle våre forpliktelser overfor deg som medlem.

Dersom du mener du ikke har oppfylt dine rettigheter på dette punkt kan du enten ta kontakt med NRs personvernombud – generalsekretær Arne Jensen – arne.jensen@nored.no tlf 90778747.
Du kan også ta kontakt med Datatilsynet.

8. Bruk av informasjonskapsler
Når du besøker vår hjemmeside, bruker vi informasjonskapsler (cookies). Du finner mer informasjon om dette i vår cookie erklæring.

9. Endringer i personvernerklæringen
Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden.